Mezinárodní konference metropolitních ZZS 2026

Předmět zakázky

Komplexní zajištění mezinárodní konference zaměřené na výměnu zkušeností metropolitních záchranných služeb z regionu střední Evropy, která se uskuteční v termínu 8.–9. dubna 2026. Konference bude probíhat ve dvou po sobě následujících dnech, jeden celý den (cca 9.00–18.00 hodin), druhý den 9.00–12.15 hodin. Součástí konference bude doprovodný program rozšiřující formální část o možnost výměny informací a zkušeností mezi účastníky mimo hlavní témata a cíle konference. Předběžný počet účastníků je 200. Specifikace – dodavatel je povinen zajistit: 1) Kompletní koordinaci a organizaci programu a celé akce. 2) Rezervační systém/aplikaci + webové stránky akce. Tj. vytvoření a administrace webové stránky, online registrace (online registrační formulář, software, administrace ubytování a doprovodného programu, platby aj.), konferenční aplikace, licence software, bankovní poplatky – poplatky za online platby. 3) Tlumočníky po celou dobou konference a technické vybavení potřebné pro tlumočení (např. kabinky, staničky). Dodavatel je povinen zajistit techniku potřebnou při registraci (počítače a tiskárny). Dodavatel není povinen zajistit technické vybavení a související služby poskytnuté zadavatelem v rámci plnění Smlouvy, které zahrnují ozvučení a osvětlení sálů. Uvedené zajistí sám zadavatel. Dodavatel je povinen spolupracovat při ověření funkčnosti technického vybavení a vznést připomínky, pokud by technické vybavení nefungovalo. Technickým vybavením se myslí pevné a bezdrátové mikrofony, projekční plátno, dataprojektory a monitory (notebooky), wifi spojení s internetem a další materiály jako panely pro postery, flipchart a podobně. Zadavatel zajistí přítomnost technika po celou dobu jednání. 4) Ubytování pro vybrané hosty – účastníky konference, jejichž seznam dodá zadavatel (cca 50 osob). 5) Catering po dobu konference i společenského večera. Dodavatel zajistí poskytnutí cateringu dle aktuálního programu, kdy účastníkům bude poskytnuto občerstvení: a) 2x oběd ve formě poledního rautu (polévka, výběr ze 3 teplých jídel, z toho 1 vegetariánské, salátový bar, zákusky a nealkoholické nápoje) v prostorách poblíž sálu, b) 2x coffee-break (káva, čaj, nealkoholické nápoje, sladké nebo slané pečivo 2 ks/os, ovoce), a to v dopolední a v odpolední přestávce během prvního dne konference, c) 1x coffee-break (káva, čaj, nealkoholické nápoje, sladké nebo slané pečivo 2 ks/os, ovoce), a to v dopolední a přestávce během druhého dne konference, d) během společenského večera a e) po dobu obou dní konference zajistí dodavatel v sále stojany s pitnou vodou. 6) Doprovodný program a AV techniku pro doprovodný program. 7) Zajištění bezpečnosti, např. bezpečnostní rámy/rentgeny, přítomnost security, spolupráci se složkami IZS. 8) Tištěná a elektronická média – jmenovky řečníků a delegátů, lanyardy, plátěné konferenční tašky s potiskem, grafické práce, příprava a tisk materiálů. 9) Infosystém (vnitřní a venkovní značení) a úpravu prostor včetně informačních a směrových tabulí. Postačuje tištěné značení, není nezbytné zajišťovat světelné tabule. Součástí výzdoby budou vlajky ČR, EU, hl. m. Prahy a další. Před vstupem do hlavního sálu (v předsálí) bude umístěn stůl pro registraci účastníků. Dodavatel také zajistí v místě konání informační a směrové tabule, které budou dostatečně velké (minimálně formát A4) a vhodně umístěné (od vchodu směrem do sálu). Tyto směrové tabule budou vytištěny barevně a budou obsahovat loga hl. m. Prahy a dalších zadavatelem stanovených subjektů. Prostory konference budou zahrnovat místo pro catering, přestávky na občerstvení a oběd. Dále zajistí mobiliář a květinovou výzdobu. Zadavatel předpokládá, že počet bistrostolků (které se rozmístí v předsálí a v prostoru pro catering) zajišťovaných dodavatelem nepřekročí 50 ks. 10) Přítomnost fotografa dokumentujícího celý průběh konference. 11) Zvukovou a video nahrávku celé konference. 12) Přítomnost nejméně 6 hostesek reprezentativního vzhledu po celou dobu konání konference, které po celou dobu jednání budou provádět asistence u registrace a u mikrofonu, vítat účastníky, rozdávat jim reklamní předměty, koordinovat jejich přesun na catering a občerstvení. Podrobné požadavky zadavatele jsou uvedeny ve Výzvě k předložení cenové nabídky a jejích přílohách.