Incomingová mise č. 7/25 v rámci konference pro EUROPEUM

Předmět zakázky

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění incomingové mise 4 ukrajinských hostů na Konferenci o rozšíření, která se koná 28.4. v Lichtenštejnském paláci na Praze a které se budou účastnit zástupci ukrajinských i českých firem, NRB, eurokomisařka pro rozšíření a její tým a hosté z institucí. Požadované plnění zahrnuje následující položky: - Ubytování v Praze Zajištění ubytování pro celkem 4 osoby v termínu 27.-28.4., hotel 3*, se snídaní, jednolůžkové pokoje. Lokalita v docházkové blízkosti Lichtenštejnského paláce, u Sovových mlýnů 606/4, Praha 1 (10-15 min chůze). - Fixní příspěvek na cestovné do ČR a zpět Náklady na dopravu budou řešeny ve formě fixního příspěvku na cestovné ve výši 6 000 Kč na osobu, celkem pro 4 osob. Dodavatel proplatí po domluvě s účastníky mise buď přímo nákup cestovních dokladů, nebo fakturu vystavenou účastníkem. Pro podávání nabídek zadavatel nastavil výši této položky fixně s ohledem na možné kolísání cen a odlišné trasy a způsob dopravy jednotlivých účastníků. V případě úspor bude dodavatelem fakturována částka vycházející z reálně vynaložených nákladů. Položka zahrnuje dopravu na trase Ukrajina – ČR a zpět. - Společenské akce a catering Sjednání cateringu během konference ve třech dobách: 1) po celou dobu konání akce (13:30-19:00 hod.) - zajistit nápojový sortiment (káva, čaj, sladké nápoje, voda), pro cca 90-100 lidí 2) coffee break (15:00-15:30 hod.) - zajištění kávy, čaje, džusů, vody a koláčků během této pauzy, pro cca 90 lidí 3) občerstvení po skončení programu – na 17:45 hod. - zajištění občerstvení snadného na konzumaci (sendviče, miniburgery, kanapky, chlebíčky, koláčky atd.) a nápojového sortimentu (káva, voda, sladké nápoje), pro 70 lidí. Na místě konání bude pro catering a nápoje vyhrazený salónek, který bude cateringové firmě zpřístupněn ještě před zahájením akce a po celou dobu konání akce k doplňování sortimentu a předpřipravení odpoledního občerstvení. Nutné zajistit i veškeré nádobí (talířky, příbory, skleničky) a obsluhu. - Tlumočení Zajištění 2 tlumočníků čeština-angličtina na celou dobu konání konference (od 13:00-19:00 hod, přičemž od 17:45 do 19:00 hod se koná networking, kterého se tlumočníci účastnit nemusí, ale mohou v případě zájmu). Nutné zajistit i tlumočnické kabiny (větší rozměr, s veškerou technikou – např. náhledový monitor) a staničky (50 ks), tlumočení simultánní. K vydávání staniček zajistit i hostesku (stačí 1, Úřad vlády poskytne stážistu), která bude přítomna po celou dobu konání akce. - Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky incomingové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním. Vyžadována účast zástupce z dodavatelské firmy po celou dobu konání akce, aby byl zajištěn hladký průběh akce, včasné připravení cateringu atd.