Twinningová mise č. 22/25 municipalit z Ukrajiny na MSV

Předmět zakázky

Předmět veřejné zakázky Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění twinningové mise municipalit a institucí z Ukrajiny, která se koná při příležitosti Mezinárodního strojírenského veletrhu v Brně. o Ubytování v hotelu v Brně Celkem 63x osoba/noc v termínu 6. 10. až 9. 10. – 21 jednolůžkových pokojů na 3 noci pro 21 osob (hosté + doprovod), minimální úroveň 3*, se snídaní, v docházkové vzdálenosti (max. 10 minut pěší chůze a 2 km) Výstaviště Brno. V případě nedostupnosti je možné ubytování v centru Brna s přímým spojením s Výstavištěm pomocí MHD s dojezdem cca 25-30 minut či ve větší vzdálenosti (v případě nutnosti i mimo město Brno), přičemž při této variantě bude nutnost zajistit dopravní prostředek pro transport účastníků z ubytování na Výstaviště. Nutné na 9.10. sjednat pozdní check-out a prostor, kde si účastníci poté mohou nechat svá zavazadla (v případě, že by se ještě chtěli zúčastnit stále probíhajícího veletrhu). Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 30 % – upřesní projektový manažer MPO. o Doprava po ČR V případě, že výše specifikované ubytování v Brně v blízkosti Výstaviště nebude k dispozici, je možné vybrat ubytování ve větší vzdálenosti. Za těchto okolností zadavatel požaduje zajištění autobusu pro 21 osob, který ve stanovený ranní čas všechny členy mise vyzvedne v ubytování a v odpoledních/večerních hodinách všechny členy opět odveze zpět do ubytování po každý den konání veletrhu. Během dne nemusí být dopravní prostředek ani řidič k dispozici. Přesné časy budou sjednány s projektovým manažerem MPO dle programu MSV. o Catering 1) Zajištění občerstvení na odpoledne první den veletrhu (7.10.). Bude se jednat o networkingovou akci pro 150 osob, která se bude konat přímo na ukrajinském stánku MPO uvnitř pavilonu Výstaviště. Zadavatel požaduje zajistit občerstvení typu kanapky, koláčky, minidezerty, malé sendviče atd. (sortiment na snadnou konzumaci při networkingu). Pouze nealkoholické nápoje, alkoholické si hosté případně uhradí sami. Nutné zajistit i potřebný sortiment jako příbory, talířky, ubrousky, stolky, servírovací stoly, obsluhu atd. Zázemí s lednicí bude k dispozici od BVV. Talíře a misky požaduje zadavatel jednorázové (nikoliv ale papírové), příbory klasické kovové a nápojové nádobí skleněné. 2) Zajištění lehkého oběda na středu 8.10. v prostorách Výstaviště pro 20 osob, jídlo snadné na konzumaci (sendviče, kanapky, koláčky). Prostor bude zajištěn, nutné zajistit malé talířky, ubrousky, nealkoholické nápoje (voda, limonády), příbory a obsluhu, která sortiment připraví a sklidí. Zde zadavatel požaduje již klasické porcelánové nádobí, kovové příbory a skleněné nápojové nádobí. 3) Zajištění přípitku na první den veletrhu (7.10.) pro cca 100 osob (1 sklenička na osobu), nutné zajistit skleničky, nápoj i obsluhu. Zadavatel požaduje alkoholické šumivé víno (např. typu prosecco). o Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky twinningové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním a minimálně 4 fotkami z akce. Je požadována osobní asistence od realizátora na první den veletrhu 7.10. (např. v případě problémů s check-inem) a také osobní přítomnost 7.10. na přípitek a networkingovou akci.