Incomingová mise č. 17/25 v rámci 31. setkání česko-polské komory

Předmět zakázky

Předmětem veřejné zakázky je organizační a koordinační zajištění incomingové mise 25 hostů na 31. setkání podnikatelů České, Slovenské a Polské republiky, která se bude konat 5. června a na které jsou pozváni i ukrajinští zástupci byznysu. 10 hostů přijede z Ukrajiny 4.6. a odjedou 5.6., 15 hostů přijede z Polska (Ukrajinci žijící v Polsku) 5.6. na akci a po akci znovu odjedou, přičemž 10 z nich bude ubytovaných v Polsku ze dne 4.6. na 5.6.2025. Požadované plnění zahrnuje následující položky: - Ubytování v Ostravě Zajištění ubytování pro celkem 10 osob v termínu 4.-5.6. v Ostravě, hotel 3*, se snídaní, jednolůžkové pokoje. Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 10 %. - Ubytování v Polsku Zajištění ubytování pro celkem 10 osob v termínu 4.-5.6. v Polsku, ve městě Opole. Hotel 3*, se snídaní, jednolůžkové pokoje. Zadavatel požaduje možnost flexibility pro případné snížení počtu pokojů o 10 %. - Fixní příspěvek na cestovné do ČR a zpět Náklady na dopravu budou řešeny ve formě fixního příspěvku na cestovné ve výši 6 000 Kč na osobu, celkem pro 10 osob cestujících z Ukrajiny a 2 500 Kč na osobu pro 15 osob cestujících z Polska. Dodavatel proplatí po domluvě s účastníky mise buď přímo nákup cestovních dokladů, nebo fakturu vystavenou účastníkem. Pro podávání nabídek zadavatel nastavil výši této položky fixně s ohledem na možné kolísání cen a odlišné trasy a způsob dopravy jednotlivých účastníků. V případě úspor bude dodavatelem fakturována částka vycházející z reálně vynaložených nákladů. Položka zahrnuje dopravu na trase Ukrajina – ČR a zpět a Polsko – ČR a zpět. - Podpůrné a školící materiály • Zajištění vytištění katalogu komory, grafický návrh je již z většiny vytvořen, k dispozici formou pdf., nicméně bude potřeba upravit text a drobnější úpravy. Přibližně se bude jednat o 25 stran, které budou uprostřed přepůlené. Gramáž: obálka KM 150 g, blok KM 90 g. 120 kusů. • Tvorba 3 druhů po 1 ks (celkem 3 ks) roll-upů dle vzoru (viz fotografie) o rozměrech 85x200 cm. Vzory jsou starší verze, bude nutné upravit vizuální stránku pro letošní ročník. • plachta – příprava a tisk plachty o rozměru 6x2 m, grafika dle vzoru níže, opět nutné obměnit text na aktuální ročník (přesné grafické změny poté budou vykomunikovány s projektovým manažerem), materiál plast - • prezentace – tvorba videoprezentace v PP, cca 30 slidů, podklady budou vybrány z katalogu (bude se jednat o prezentaci log a značek partnerů). - Společenské akce, catering a vybavení Zajištění stanů, ozvučení zahrad, vybavení a cateringu dle tabulek níže. Akce se celkem zúčastní cca 120 osob. • Catering se bude konat na 2 místech, na obě místa požadovaný studený bufet a nabídka dezertů s obsluhou, teplý bufet bude pouze v zahradách. Nutné zajistit i obsluhu, nádobí a níže uvedené vybavení. Jako nápoje pouze barely s vodou (čistá, s citronem atd.). Alkoholické nápoje dodá jiný partner akce. 1) catering 1 - technické vybavení konferenčního sálu 2) catering 2 - technické vybavení v zahradách • Vybavení zahradní networkingové akce + Zajištění 2 reproduktorů, počítače a ozvučovací tecniky do zahrady s obsluhou. +Party stan 12x6m v bílé barvě +Podium 6x3m zastřešené bílým stanem (viz. foto níže) - Tlumočení Zajištění 2 tlumočníků čeština-polština a 2 tlumočníků ukrajinština-čeština na celou dobu konání konference, tlumočení simultánní, dopolední program cca 3-4 hodiny. Nutné zajistit i techniku a staničky (150 ks). K vydávání staniček zajistit i hostesku. - Organizační a koordinační činnost realizátora Zahrnuje zajištění výše uvedených položek, související komunikaci s projektovým manažerem MPO a účastníky incomingové mise a vypracování závěrečné zprávy v rozsahu 1 (až 2) A4 s vyúčtováním. Vyžadována účast zástupce z dodavatelské firmy po celou dobu konání akce, aby byl zajištěn hladký průběh akce, včasné připravení cateringu atd.